Zagotovo se je vsakemu od nas že zgodilo, da smo kako pomembno listino nekam založili, ko bi jo nujno potrebovali pa je nismo našli. a za to obstaja rešitev – digitalizacija dokumentov. Pomaga nam pri reševanju težav, s tem pa povečuje produktivnost tako nas samih, kot tudi podjetja. Za pomoč se lahko obrnemo na podjetje Anderwald, kjer so zaposleni pravi strokovnjaki svojega posla. Ker pa oprema, k i jo potrebujemo, če se želimo tega sploh lotiti ni ravno poceni, nam je na voljo tudi najem fotokopirnih strojev. Poglejmo malce bolj podrobno za kaj sploh gre.
Kaj je digitalizacija dokumentov?
Sliši se morda veliko bolj komplicirano, kot dejansko je. V bistvu gre zgolj za pretvorbo listin iz klasične v računalniško obliko. To nam omogoča enostavnejšo, hitrejšo obdelavo, prenos in seveda shranjevanje. Pretvarjamo lahko slike, videe, besedilo in zvok. Pravzaprav je danes to že nekaj povsem samoumevnega. S pravo programsko opremo pa lahko na ta način olajšamo tudi poslovne procese, kot sta računovodstvo in vodenje projektov. Celotna zadeva je konec koncev namenjena temu, da izboljša način našega dela, s tem pa tudi življenja.
Komu je namenjena?
Digitalizacija dokumentov ni namenjena le večjim podjetnikom, ali svetovnim korporacijam, temveč vsem tistim, ki želijo prihraniti čas in vsem zaposlenim zagotoviti hiter in enostaven dostop do pomembnih listin kjerkoli in kadarkoli. Sem spada podpisovanje pogodb, pospešitev in avtomatizacija postopkov nabave, tekoče planiranje, projektiranje in proizvodnja, zanemariti pa ne smemo niti avtomatizacije procesov logistike. Če torej želimo, da naše podjetje ostaja konkurenčno se moramo tega procesa lotiti čimprej. Vemo namreč, kaj se zgodi, če nas konkurenca prehiti, ali nas prehiti hiter napredek tehnologije.
Potek celotnega procesa
Prvi korak, ki ga zahteva digitalizacija dokumentov je varen prenos papirologije v skenirni center, oziroma prostor v podjetju, ki je tem namenjen. Nato je potrebno s papirja odstraniti sponke, razvrstiti strani in poskrbeti za optimalno obdelavo. Šele, o je to narejeno pridejo na vrsto optični bralniki, ki vsebino pretvorijo v zahtevano datotečno obliko – PDF, JPG in podobno – opremljeno z OCR tehnologijo. Ta je tista, ki nam omogoča hitro iskanje po vsebini. Na koncu pa je potrebno še preveriti kakovost opravljenega dela, saj le tako zagotovimo, da je kopija popolnoma enaka izvirniku. Med njima mora obstajati le ena razlika – čas iskanja.
Najem fotokopirnih strojev – vse kar morate vedeti
Nakup kvalitetne pisarniške opreme nas lahko kar konkretno udari po denarnici. Potem pa so tu še stroški morebitnih popravil, vzdrževanje, nakup potrošnega materiala in kaj hitro se začnemo spraševati, ali se nam nakup resnično izplača. Obstaja pa rešitev – najem fotokopirnih strojev. Ta storitev poskrbi, da nismo ob pravo bogastvo še preden napravo sploh začnemo uporabljati. V ceno so pri večini ponudnikov namreč že všteti vsi prej našteti stroški. Na ta način ne prihranimo le denarja, zagotovimo si precej bolj mirne živce. Če se naprava pokvari enostavno pokličemo ponudnika, ta pa poskrbi za servisiranje, ali zamenjavo naprave in problem je rešen. Zavedati se je potrebno, da gre digitalizacija dokumentov z roko v roki s to storitvijo, sploh, če se odločimo za aparat, ki ima več funkcij.
Posebna pozornost
Preden se odločimo za najem fotokopirnih strojev – prej ali slej bomo ugotovili, da potrebujemo več kot enega – moramo razmisliti ne le o ceni, temveč predvsem o tem, koliko prostora nam bo tak pomočnik zasedel. Pozabiti pa ne smemo niti na to, da za svoje delovanje potrebujejo elektriko, kar seveda pomeni, da ns bo konec meseca zagotovo pričakal nekoliko višji znesek na položnici. Potem pa je tu še format, saj vsaka naprava ni primerna za vsako velikost. Seveda pa so na voljo tudi tisti z dodatnimi funkcijami, ki naše delo še bolj poenostavijo.
Koliko stane najem fotokopirnih strojev
Cena je odvisna predvsem od naših potreb in same naprave. Giblje se med 25 in 90€ mesečno. Sem pa spada, kot smo omenili dostava, montaža in servis. Na voljo pa so tudi paketi, v katere je zajeta podpora na daljavo, kar pomeni, da se lahko na ponudnika obrnemo praktično kadarkoli. Nujno pa moramo omeniti, da v primeru poškodbe za popravilo oziroma nastalo škodo odgovarjamo sami. Ravnajmo torej skrbno in preudarno in ta tehnološki pomočnik nam bo služil kar nekaj let – no ali pa vsaj do izeka pogodbe, sklenjene s ponudnikom storitve.
Digitalizacija dokumentov je namenjena lajšanju in pospešitvi delovnih procesov – od računovodstva, pa vse tja do logistike. Namenjena je tako najmanjšim podjetjem, kot tudi svetovnim korporacijam. S pomočjo tega sistema poenostavimo iskanje in prihranimo čas, oziroma ga usmerimo v večjo produktivnost. Podjetje Anderwald nam s svojo strokovnostjo z veseljem priskoči na pomoč pri vzpostavitvi, ponuja pa nam tudi najem fotokopirnih strojev. Nakup le teh nas lahko kar precej drago stane, zraven pa spada seveda še nakup potrošnega materiala. Če se odločimo za njihovo ponudbo nam za dokaj nizko ceno zagotovijo ne samo naprave, temveč tudi priklop, pripomočke in podporo na daljavo. Mi pa se lahko resnično popolnoma posvetimo svojemu poslu in poskrbimo, da nas konkurenca ne prehiti.
