Preprosto upravljanje pisarniških procesov

Učinkovito obvladovanje obsežne dokumentacije je ena izmed prioritet vsake pisarne. Razvoj rešitev za:

  • optimizacijo dela,
  • zmanjšanje stroškov
  • in izboljšanje učinkovitosti

je zadnja leta v vzponu in vsaka organizacija lahko najde ustrezen produkt zase. Dve ključni storitvi, ki danes igrata pomembno vlogo pri organizaciji dela in zmanjšanju kompleksnosti nalog, sta vsekakor elektronsko arhiviranje ter najem tiskalnikov. Tovrstne storitve ponujajo podjetja, kot je npr. Anderwald in drugi, zato v primeru potreb po izboljšanju procesov v našem podjetju povprašajmo ponudnike, kako nam lahko pripravijo nam prilagojeno rešitev.

elektronski arhiv 2

Kako lahko elektronsko arhiviranje pripomore k bolj smortnemu poslovanju?

Elektronsko arhiviranje je proces shranjevanja dokumentov v digitalni obliki. Namesto uporabe fizičnih arhivov, ki zahtevajo veliko prostora, podjetja vse pogosteje prehajajo na digitalne rešitve, ki omogočajo varno in enostavno dostopanje do dokumentov. Prednosti, ki nam jih nudi elektronsko arhiviranje, so večvrstne:

  • Prihranek prostora je zagotovo najbolj očitna. Z digitalnim arhivom ne bomo imeli več potrebe po obsežnih omarah in skladiščih za shranjevanje, prostor pa bomo lahko namenili drugim stvarem.
  • Enostavnost dostopa je drugi pomemben adut. E-dokumenti so dostopni z le nekaj kliki, kar prihrani čas zaposlenih in poveča produktivnost.
  • Trajnost je ravno tako relevanten vidik. Zmanjšanje porabe papirja prispeva k bolj trajnostnemu poslovanju in zmanjšuje naš ogljični odtis.
  • Računamo pa lahko tudi na varnost. Sodobni sistemi za elektronsko arhiviranje vključujejo napredne varnostne mehanizme, kot so šifriranje in nadzor dostopa, ki ščitijo dokumente pred nepooblaščenim dostopom.

Poleg naštetega nam sistemi za elektronsko arhiviranje zagotavljajo skladnost z zakonodajo in standardi za hrambo podatkov. Celotnega procesa se običajno lotimo s skeniranjem fizičnih dokumentov in njihovo pretvorbo v digitalno obliko. Od tod se njihova pot nadaljuje v varno podatkovno bazo, ki omogoča hitro iskanje in dostopanje po različnih kriterijih, kot so datum, ime datoteke ali ključne besede. V vsakem primeru gre za izjemno praktično storitev, ki nam lahko izdatno poenostavi delo v pisarni.

elektronski arhiv 1

Najem tiskalnikov za znižanje stroškov in večjo prilagodljivost

Čeprav gre zadnja leta trend v smeri zmanjševanja papirologije, bomo vselej morali natisniti nujne dokumente. In pri tem se lahko odločimo za storitev, kot je najem tiskalnikov, ki nam lahko olajša delovanje in ustvari prihranke. Namesto nakupa si pri specializiranih ponudnikih za določen mesečni znesek sposodimo naprave za tiskanje, ki so lahko tudi multifunkcijske, nekatere pa omogočajo celo različne načine procesiranja dokumentacije (npr. zgibanje, spenjanje, luknjanje itd.). Na ta način lahko pridobimo dostop do napredne tehnologije brez visokih začetnih stroškov, obenem pa nam je na voljo tudi vzdrževanje, popravila in tehnična podpora. Najem tiskalnikov je torej zagotovo lahko koristen za našo dejavnost, v kolikor želimo:

elektronski arhiv 1.2

  • Nižje stroške, saj je najem tiskalnikov lahko nižji od stroškov nakupa in vzdrževanja.
  • Avtomatično tehnično podporo ter redno servisiranje, popravila in dobavo potrošnega materiala, kar nas bo razbremenilo, saj nam ne bo potrebno izgubljati časa z iskanjem izvajalcev, ki bi nam priskočili na pomoč ob okvarah, ali s samostojno nabavo materialov. Brezhibno delovanje naprav imamo tako na dlani.
  • Prilagodljivost, če se naše potrebe spreminjajo. Najem tiskalnikov omogoča enostavno prilagajanje storitve glede na naše potrebe, bodisi z dodajanjem novih naprav bodisi z zamenjavo za bolj napredne modele.
  • Najem tiskalnikov lahko pomeni dostop do najsodobnejših naprav, ki vključujejo funkcionalnosti, kot so tiskanje v oblaku, skeniranje in varno tiskanje, kar zagotavlja zaščito občutljivih dokumentov pred nepooblaščenim dostopom, ter drugo, kar je velika prednost. Npr. skenirano dokumentacijo tudi preprosto vključimo v elektronsko arhiviranje in tako obe storitvi združimo.

Tudi v tem primeru pa lahko govorimo o trajnosti, saj so sodobne naprave lahko vse bolj energetsko učinkovite in prispevajo k zmanjšanju porabe papirja ter energije. Pri ponudnikih, kot je Anderwald, se posvetujmo, kateri model bi nam najbolj ustrezal glede na mesečno količino tiskanja in druge parametre, ter si zagotovimo ponudbo, ki bo skladna z našim poslovanjem. Najem tiskalnikov je namreč lahko odlično integriran v naš sistem dela in nam lahko predstavlja preprosto pot do doseganja dobrih rezultatov.

najem tiskalnikov

Drugi produkti za optimizacijo pisarniških procesov

Upravljanje dokumentov in zmanjšanje stroškov povezanih s tiskom in shranjevanjem sta dva izmed pomembnih segmentov. Sodobne tehnologije pa nam lahko pomagajo tudi na druge načine, da optimiziramo delo in stroške. Zlasti kombinacija različnih naprednih rešitev bo naša opravila učinkovito naslovila. Mednje lahko spadajo na primer:

  • Digitalna orodja za upravljanje projektov,
  • sistem za upravljanje človeških virov in odnosov s strankami,
  • e-podpisovanje,
  • programska oprema za avtomatizacijo finančnih podatkov,
  • orodja za analitiko in poročanje
  • ter orodja za podporo strankam in drugo.

V prihodnosti lahko pričakujemo tudi večje vključevanje umetne inteligence in avtomatizacije, kar bo odprlo še dodatne možnosti. Vsekakor predhodno preverimo s ponudniki, kako so ti sistemi skladni z našimi obstoječimi rešitvami ter zakonodajo oziroma kako jih lahko nadgradimo ter tudi kakšna je enostavnost uporabe in podpora, saj bomo le s pravim izborom pridobili največ. Vlaganje v tovrstne sodobne rešitve ni le način za zmanjšanje obremenitev v pisarni, temveč tudi korak k bolj trajnostnemu in digitalno osveščenemu poslovanju.

najem tiskalnikov.

Author: Borboleta

Deli to objavo na